Como gerenciar as Horas de Consultoria

Como gerenciar as Horas de Consultoria

Como gerenciar as horas de consultoria é, provavelmente, a dúvida mais frequente que recebo de meus alunos e seguidores.

Consultores e aspirantes à Carreira de Consultoria também me procuram regularmente querendo saber como faço para gerenciar as horas de trabalho. Perguntam sobre como as calculo, como compartilho as informações de uso com o cliente, entre diversas outras questões.

Neste post vou explicar quais os pontos mais relevantes para você atentar ao trabalhar no formato de horas de consultoria. Já no vídeo, falo mais sobre minha própria experiência junto aos meus clientes e dou dicas de ouro para você adotar.

Os dois conteúdos são complementares. Leia o post e assista ao vídeo 😉

O produto “Horas de Consultoria”

O primeiro ponto que devo explicar a você é sobre o produto que você irá vender. As horas de consultoria são um produto e devem ser embalados, vendidos e geridos como tal.

Nas minhas consultorias, sempre trabalho com um modelo híbrido, vendendo o Planeamento Estratégico de Marketing e um pacote de Horas de Consultoria.

No vídeo, falo de como eu formato meu pacote de horas. Quase sempre proponho 50h mensais por um mínimo de seis meses, o que totaliza 300h de consultoria.

Extrato de Horas de Consultoria

Agora que você já sabe como moldar o produto Horas de Consultoria, vou explicar como comunicar o uso das horas junto ao cliente. Para tanto, eu uso um Extrato de Horas de Consultoria.

Esse extrato nada mais é do que uma planilha que eu chamo de Gestão da Consultoria.

A planilha Gestão da Consultoria deve ser compartilhada no Google Docs. Qualquer empresa terá acesso ao Google e todo profissional certamente estará familiarizado com esse formato. Não há erro. É algo fácil, simples e acessível de se utilizar, com chances quase nulas de gerar quaisquer ruídos.

Você poderá acessar um modelo da planilha clicando na imagem abaixo:

Planilha de Gestão de Horas da Consultoria - Extrato de Horas

Como verá, não há mistério algum. As fórmulas que irá precisar para manter o extrato mês a mês já estão lá. A seguir, explico o que você precisa saber sobre cada coluna:

  • Projetos – liste o projeto relacionado à demanda (ao que lhe foi pedido).
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  • Demandante ou Validador – o nome da pessoa que pediu ou validou a demanda.
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  • Departamento ou Área – departamento do responsável pela demanda.
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  • País ou Filial – normalmente trabalho em projetos multipaíses, então é importante especificar de onde a demanda vem. Em muitos casos, você poderá precisar especificar a cidade, estado ou filial relacionada.
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  • Canal da Demanda – o canal pelo qual chegou/foi pedida a tarefa (ex.: email, telefone, reunião presencial, Skype, WhatsApp etc). Evite demandas que são de difícil rastreio (como um pedido oral no corredor). Quando for o caso, formalize a atividade por email.
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  • Data da Demanda – dia em que foi feito o pedido. Por vezes, uma atividade pode continuar a ser desenvolvida por muitas semanas ou meses. A data da demanda sempre será a data inicial do pedido.
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  • Consultor – nome do consultor (ou consultores) envolvidos nas atividades.
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  • Detalhamento da Demanda – aqui você vai especificar o que foi feito pelo consultor. Não precisa ser extremamente detalhado. Escreva o suficiente para ficar claro o que foi / está sendo feito.
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  • Horas Investidas – contabilização do tempo de trabalho nas atividades de consultoria. Perceba que eu não uso “Horas Usadas” ou “Horas Gastas”, mas “Investidas”. Evite usar palavras com conotações potencialmente negativas. Usar ou gastar é ruim. Investir é bom.
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  • Datas de Trabalho – os dias trabalhados. Como verá na planilha modelo, cada hora investida corresponde a um dia. Se eu trabalho 2h em uma atividade pela manhã, depois mais 2h à noite, o dia será o mesmo, mas na coluna de Horas Investidas marcarei entre parêntesis: (2+2).

Note o título que eu dei à planilha: “Gestão da Consultoria – Nome do Cliente – Nome da sua Consultoria – Ano“. Portanto, se meu cliente é, por exemplo, a EDP e o período de trabalho é este ano de 2019, ficaria assim:

Gestão da Consultoria – EDP – Nino Carvalho – 2019

No nome da planilha, nunca use termos comoControle de Consultoria” ou “Horas de Consultoria”, pois estas tendem a ter conotações negativas, como algo que precisa ser controlado, que é pouco confiável, ou horas que estão sendo gastas e isso significa dinheiro que o cliente está perdendo. São detalhes bobos, mas que têm forte impacto de percepção na mente do cliente.

Na planilha, você também verá uma coluna (extrema direita) de Extrato Consolidado. Dou detalhes sobre esse extrato no vídeoelencando quais são os quatro pontos que, minimamente, você deve ter em sua planilha.

Esse modelo de planilha é para você. Customize o que quiser e use à vontade com seus clientes. As fórmulas já estão lá e o modelo é bem didático.

Como gerenciar as Horas de Consultoria

A parte de gestão das Horas de Consultoria está mais detalhada e exemplificada no vídeo.

Lá no vídeo explico pormenorizadamente sobre como contabilizo o tempo (quebro em parcelas de 15 minutos) e como mensuro o uso de horas (como conto exatamente sobre a gestão do tempo dedicado às atividades de consultoria).

Aqui no post, o importante a destacar é que sempre arredondo as horas para baixo. Ou seja, se trabalho 57 minutos, cobro 45 minutos de consultoria. Se trabalho 1h21, cobro 1,15. Sempre em intervalos de 15m.

Faço isso basicamente por dois motivos:

a) A cobrança por horas, na mente do cliente, tem sempre um alto risco percebido. O cliente não entende direito de seu trabalho e raramente sabe quanto tempo leva cada atividade (principalmente em atividades intelectuais – em contraste com operacionais/ferramentais). Por isso, arredondar as horas para baixo ajuda como argumento de venda e dá mais segurança para o cliente.

b) Outro motivo para arredondar para baixo é por que não “paro o relógio” nas pequenas pausas. Se estou fazendo uma atividade para o cliente e faço uma breve pausa para pegar uma água ou fumar um cigarro, as horas continuam correndo.

Isso se dá principalmente pelo fato de que você dificilmente irá parar de pensar no que está fazendo enquanto vai ali rapidamente tomar um café (a bem da verdade, por vezes mesmo já com a cabeça no travesseiro antes de dormir, continuará pensando em como solucionar os problemas de seu cliente!). Assim, há um equilíbrio honesto e coerente entre seus arredondamentos para baixo e as pausas normais do dia-a-dia de trabalhos.

Naturalmente, se você for fazer grandes pausas (por exemplo, vai sair e voltar em 2h ou vai almoçar e descançar um pouco), aí obviamente você contabiliza o que trabalhou até aquele momento e retoma a contagem na sua volta.

Por exemplo, trabalhei 1h07 e parei para buscar meus filhos na escola. Fiquei algum tempo fora, aproveitei para jantar, descansei e depois retomei o trabalho. Nessa segunda etapa, foram mais 2h41. No total, dediquei 3h48 à atividade e marcarei 3h45 na planilha.

Mais Considerações Importantes

Como disse, o trabalho por horas de consultoria sempre tem uma carga muito alta de risco, talvez até de desconfiança por parte do cliente. A depender de sua reputação e das primeiras interações com a empresa, essa percepção poderá ser mais ou menos acentuada, mais breve ou mais prolongada.

Portanto, o ponto mais relevante para um relacionamento saudável e duradouro é a ética. Isso signfica que é vital você ser extremamente correto ao contabilizar suas horas de trabalho.

Outro item muito importante diz respeito à transparência.

Só trabalhe em atividades que foram previamente aprovadas pelo cliente. Além disso, sempre preencha de forma muito clara, sucinta e didática a planilha de Gestão da Consultoria.

Quanto menos ruídos houver na consecução, apresentação e comunicação de seus trabalhos, mais chances de nutrir um bom relacionamento terá. De forma prática, isso irá significar que ficará mais tempo de trabalhos com seu cliente, a renovar sucessivamente seu contrato.

O que irei aprender no vídeo

Você poderá ver o vídeo no meu canal no Youtube ou ao clicar abaixo:



O post detalha bem tudo que você precisa saber sobre como gerenciar as Horas de Consultoria junto a seus clientes. Aqui você também poderá fazer o download do mesmo modelo de Gestão de Consultoria (planilha de horas) que eu uso em meus próprios projetos como Consultor.

Já no vídeo, compartilho alguns exemplos concretos da minha vivência como Consultor e entro em alguns pontos de forma mais aprofundada. Ambos os conteúdos são, portanto, complementares e fundamentais para seus estudos rumo a desenvolver suas competências na Carreira de Consultoria.

Também recomendo que estude mais sobre:

 

 

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Nino Carvalho

Consultor e professor internacional, com mais de 20 anos de carreira em Estratégias de Marketing na Era Digital. Portfólio e experiência inclui algumas das maiores marcas do mundo, como Toyota, NFL, Ericsson, Dow, Dupont, EDP, MDS Group, Johnson & Johnson, IBM, Qualcomm, entre outras. É Mestre (IBMEC, BR), Pós-graduado em Strategic Marketing (CIM, UK) e PhD Candidate (Universidade do Porto, PT e University of Texas Austin, EUA).
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