Como é O Processo De Contratação Da Consultoria?

Você saberia como se dá o processo de contratação da Consultoria?

Como escolher o melhor consultor para suas necessidades?

Quando contratá-lo? (ou ainda) Será que você precisa mesmo de um consultor?

Já experimentou pensar como seu prospect ou cliente responderia a essas perguntas?

Fiz esse artigo e um vídeo como se estivesse no papel de orientar um cliente para escolha (ou não) de um consultor. Portanto, ao longo do discurso, vou me direcionar sempre ao cliente.

São seis dicas para contratar um Consultor – ou seja, na prática, são orientações que também poderão guiá-lo (consultor, gestor de agência) para ter mais chances de fechar novos/mais contratos.

É essencial você entender como seu potencial cliente irá proceder na tomada de decisão sobre a eventual compra de serviços de consultoria.

Assim, leia atentamente ao texto (e assista ao vídeo a seguir) para descobrir o que estará na cabeça de seu prospect, de maneira que você esteja muito mais seguro e bem preparado na hora de vender seus trabalhos consultivos.

OK? Então vamos lá…

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Nesse artigo você irá entender como proceder para saber se realmente precisa de uma consultoria e quais as melhores recomendações para assegurar sucesso na sua escolha. O primeiro passo certamente é saber o que é um consultor e o que ele faz.

O que é um Consultor e qual seu papel

Consultores geralmente são profissionais muito experientes, com muitas “horas de voo” e maturidade.

Tendem a ser focados ou em algum segmento determinado (por exemplo, trabalham somente em empresas do Setor de Telecomunicações) ou em uma área específica do conhecimento (como Estratégias de Marketing ou RH, por exemplo).

Seu papel é fornecer conselhos em sua área de especialidade.

Orientar questões ligadas à estratégia, estrutura, gestão e operações de uma organização, com o foco em dar suporte à busca dos objetivos corporativos em longo prazo.

Note bem o que disse acima – tradicionalmente, o foco do consultor é atuar como conselheiro/orientador e não no operacional.

Por exemplo, um consultor pode recomendar que a marca tenha determinado comportamento e abordagem nas redes sociais, mas não irá criar perfis, criar e publicar mídia ou conteúdo.

Algumas atividades comuns do trabalho de consultoria são:

Planejamento (Estratégico / Tático)
Orientação na Gestão de Projetos
Auditorias diversas
Propor soluções com base em melhores práticas e no estado da arte
Definições e estruturação de fornecedores
Orientação e suporte à tomada de decisões
Contraponto junto ao Board

Os consultores fornecem uma visão externa para o cliente. Entregam uma percepção qualificada e externa acerca dos negócios da empresa.

É importante que você saiba exatamente quem é e o que faz esse profissional para refletir melhor se este é o tipo de solução que procura. Tenho um vídeo que fala sobre O que é Consultoria e Quem pode ser Consultor.

Quando contratar um Consultor

Certamente a maior parte de meus clientes -independente do porte, segmento de atuação ou país de origem- chega a mim com uma história muito similar…

Muitos dizem que estão há algum tempo (muitas vezes, por anos) tentando diferentes iniciativas com sua própria equipe e com fornecedores (agência sendo o exemplo mais comum).

Em diversas situações, os clientes alegam que já tentaram com três ou quatro agências e seguem sem ter alcançado os objetivos que esperavam.

Em outros casos, algumas empresas se aproximam de um Consultor, pois têm a crença de que precisam de algo complexo ou específico (como alguém para ajudá-los a desenvolver um projeto de e-Commerce, por exemplo).

Ainda que você experimente situações diferentes, é importante ter em mente que, em geral, a consultoria não é a primeira solução procurada. Ou seja, a empresa tende a passar por algumas alternativas antes de optar por ouvir um consultor.

Em qualquer dos casos, o que fica claro é que as empresas costumam compartilhar algumas características em comum:

Estão com algum problema que não conseguem exatamente identificar ou compreender
Estão com uma dada necessidade e não se sentem confortáveis, seguros, em como proceder
Sentem suas iniciativas, projetos e processos confusos e têm dificuldade em os organizar e de os gerir
Percebem que não há competência interna com os conhecimentos necessários para tratar dos desafios
Em alguns casos, a solução irá demandar uma significativa mudança organizacional e a empresa sente necessitar de um suporte externo e qualificado para guiá-la

Se o seu caso é próximo de alguma dessas linhas, é recomendável que busque um suporte de uma consultoria.

Como poderá eventualmente constatar, seguir investindo em ações descoordenadas, sem uma espinha dorsal estratégica e manter o suporte maioritariamente operacional de agências e free lancers, irá leva-lo a mais desperdício de tempo e dinheiro.

Como contratar um Consultor

Primeiramente, é importante que você colete informações relevantes e defina o que quer alcançar (seus objetivos e visão de resultados que virão com o trabalho da consultoria).

Isso ajudará ambas as partes a entender como funcionarão em conjunto, bem como qual será o escopo do projeto de consultoria (abrangência, custo, limitações etc) e a alinhar as expectativas.

Ao longo de minha carreira como consultor, tenho ajudado dezenas de organizações na seleção de seus fornecedores (outros consultores, agências, suporte técnico, empresas de BI etc). Para além disso, também tenho um papel “do outro lado da mesa”, quando concorro por contratos junto aos prospects, a disputar espaço com outros consultores.

Dessa experiência, elenquei seis dicas para ajudá-lo a contratar um consultor:

1) Monte um briefing correto, coerente e robusto

O primeiro ponto é saber o que você quer (o que espera alcançar) com o suporte da consultoria.

Priorize suas necessidades, seja claro na pormenorização dos problemas e sempre opte pela transparência.

A concepção e passagem (comunicação) do briefing é em muito responsável pelo sucesso na contratação.

Faça um briefing e, preferêncialmente, o apresente/transmita de forma simultânea aos potenciais fornecedores.

2) Defina os pré-requisitos

Quanto mais racional for seu processo decisório, melhor.

Portanto, é preciso definir variáveis (e atribuir pesos diferentes a cada uma delas) para ajudá-lo a dar um viés mais consistente e estruturado na decisão.

Acima de tudo, o consultor deve ser alguém muito experiente em lidar com situações similares aos desafios que você precisa superar.

É essencial listar todos os itens mandatórios acerca do consultor, como o domínio de algum software/sistema ou necessidade de presença fixa regular junto ao cliente. Se quiser, adicione itens desejáveis.

Tendo a recomendar que também se preocupe em buscar consultores que, para além das competências técnicas e executivas, também sejam solidamente embasados no campo acadêmico.

Um consultor com Mestrado ou Doutoramento costuma ter muito mais ferramentas e alicerce basal para solucionar problemas de forma versátil e estruturada , bem como se preocupam com entregas e recomendações rigorosamente bem respaldadas.

De todo modo, há três competências essenciais de se buscar em um consultor. Descubra aqui quais são (post/vídeo).

3) Defina os critérios de seleção

Com base nos dois primeiros itens, monte uma matriz com as variáveis que sua empresa irá considerar na seleção.

Lembre-se de dar pesos diferentes para cada quesito, de forma a maximizar suas probabilidades de tomar uma decisão o mais racional possível.

Veja o exemplo a seguir, com variáveis de avaliação e seus respectivos pesos:

4) Pesquise profundamente

Para selecionar um consultor qualificado, acione sua rede de relacionamento (colegas de mercado, professores, pares na sua própria empresa) e faça uma listagem de possíveis nomes.

Depois, investigue o perfil do consultor no Linkedin, seu site/blog e também veja o que outros (ex-clientes, preferencialmente) dizem do profissional e de sua atuação em consultoria.

Depoimentos de ex-clientes são sempre muito úteis e você deve analisá-los com atenção. Dê particular relevância às marcas no portfólio do consultor e seu percurso profissional e acadêmico.

Tende a ser importante que o consultor já tenha vivência em empresas similares à sua, em termos de: setor de atuação, foco de mercado, porte, faturamento entre outros.

5) Teste o fit com suas necessidades

Recomendo que os principais executivos de sua empresa conversem/entrevistem o consultor.

Certamente, todos que terão contato com a consultoria (como os responsáveis pelo Marketing, RH, TI e Comercial, entre outros) devem ter uma interação inicial para que ambas as partes se percebam bem.

Lembre-se que o consultor irá imergir e será uma peça-chave dentro de seu ambiente organizacional. Por isso, seu perfil e forma de trabalhar devem estar em linha com suas expectativas e a cultura da empresa.

6) Atenção ao Contrato

Trabalhos de consultoria normalmente envolvem acesso a informações sensíveis e troca de know-how. Também é possível que o consultor adote metodologias próprias (ou seja, modelos de sua autoria e propriedade intelectual, como é meu caso com o PEMD.

Por isso, é muito importante prever uma cláusula sobre sigilo (um NDA – Non Disclosure Agreement) para ambas as partes. Vale ainda estipular regras de cancelamento de contrato.

Por exemplo, estabeleça um aviso prévio de 60 a 90 dias para dar mais segurança para sua empresa e para o consultor. Evite impor multas.

Outro ponto fundamental refere-se a estabelecer como se dará os custos relativos à logística do consultor.

Normalmente, é comum haver viagens e tantos outros gastos, como transporte, estacionamento, alimentação, ligações.

Desde o contrato, acorde com o consultor como se dará esta questão, ou seja, quem irá arcar com qual tipo de gasto.

O seu papel como cliente

Lembre-se que o consultor precisará se aprofundar nas engrenagens de sua organização. Isso significa que é importante que ele tenha acesso a informações, que os executivos estejam disponíveis para ajudá-lo e que suas recomendações sejam consideradas no processo de tomada de decisão.

O consultor não é um mágico nem um guru, e o trabalho de consultoria não faz milagres.

Acima de tudo, sua organização precisa entender que as entregas do consultor irão gerar mais trabalho, mudanças na empresa, novas formas de processos e gestão, contratações, trocas nas equipes etc.

Pode ser incômodo como um remédio de gosto ruim. Mas é importante tomá-lo e encarar bem para conseguir melhorar.

Portanto, é essencial que o grupo de líderes da empresa esteja comprometido e cumpra seu papel.

Se você já teve dificuldades na contratação de uma consultoria ou se tem dicas de como fez para escolher seu consultor, compartilhe nos comentários 😉